Normativa dels grups de treball

Els grups de treball són una part molt important del COBDC ja que neixen de la voluntat de participar i d'intercanviar experiències dels membres del Col·legi i permeten visualitzar, a través de línies de treball molt diverses, la seva activitat. És per això que el Col·legi posa a disposició dels grups tot allò que té a l'abast en logística, relacions institucionals i equip especialitzat que pugui donar suport al funcionament i desenvolupament dels grups de treball. Per tal que tot això quedi regulat, el COBDC ha establert les bases per a la seva creació i les condicions que puguin garantir la seva continuïtat.

1. Creació d'un nou grup de treball

Com a primer pas, els components del futur Grup de Treball (GT) han de presentar una proposta, on consti:

  • Nom del grup de treball
  • Temàtica que defineix el GT a crear
  • Objectius genèrics que persegueix el futur GT
  • Llista de persones (mínim 3) que presenten la proposta i que seran membres del grup, dels quals més del 50% hauran de ser membres del Col·legi
  • Coordinador/a: caldrà indicar quin dels membres assumirà les funcions de coordinador/a, que ha ser membre del Col·legi
  • Pla d'accions per al primer any del GT

2. Aprovació del grup de treball

En reunió de Junta Permanent del Col·legi s'aprovarà, si s'escau, la proposta de creació del grup i es notificarà al coordinador.

3. Un cop creat el grup de treball, aquest s'ha de regir per les següents consideracions:

Compromisos del grup:

  • Reunir-se com a mínim dues vegades l'any: una per a establir el pla d'actuacions de l'any següent i una altra per a fer balanç de la tasca feta l'any anterior. Aquestes reunions tindran lloc a la seu del COBDC, preferiblement.
  • Elaborar una acta de cada reunió amb els acords presos i enviar-la al COBDC perquè pugui ser penjada al web.
  • Acceptar en qualsevol moment els nous vocals que puguin voler adherir-se al GT, observant si són o no membres del COBDC per tal de mantenir les proporcions de composició, i informant al COBDC puntualment.
  • Assistir a la trobada anual amb els responsables designats per la Junta, com a mínim amb un representant del GT.
  • Comunicar-se un mínim de dues vegades l'any amb els interlocutors designats pel COBDC.
  • Realitzar com a mínim una activitat anual i difondre-la.
  • Sotmetre a aprovació prèvia de la Junta Permanent del Col·legi o, en el seu cas, de la Permanent, aquells actes o comunicacions públiques que tinguin previst realitzar.
  • Fer constar en les seves activitats que és un Grup de Treball del COBDC.
  • Col·laborar amb el COBDC i expressar la seva opinió sempre que se'ls requereixi.
  • Els grups han de comunicar explícitament al COBDC:
    • Les propostes d'activitats, tenint especial cura en fer-ho amb la suficient antelació, omplint els formularis específics que el COBDC posa a la seva disposició, per tal de determinar al màxim les necessitats que se'n derivin.
    • Les actes d'acords presos en les reunions dels GT.
    • La proposta anual d'activitats del GT (el mes de gener de l'any en curs, com a molt tard), juntament amb una breu descripció de cadascuna d'elles (objectius, actuacions específiques i la proposta de despesa).
    • La memòria anual d'activitats del GT (el mes de Febrer de l'any següent).
    • Les altes i baixes dels vocals del GT, quan es produeixin.
    • La documentació addicional a l'esmentada, que es pugui considerar d'arxiu històric o memòria del GT.
    • La informació necessària per a mantenir actualitzada la pàgina web del COBDC.
  • Els components del grup han de participar activament en l'organització i activitats del GT, així com participar a les reunions del GT que es convoquin periòdicament.

4. El COBDC es compromet a donar-los suport en els termes següents:

  • Assignar correu electrònic a tots els membres dels GT.
  • Crear una aula virtual en el campus per a la comunicació interna d'aquest. L'estructuració i dinàmica de l'aula, corre a càrrec del propi grup.
  • Posar a disposició dels grups els serveis administratius (secretaria, enviaments, ...), les infraestructures (seu de reunions, equipaments...) i els mitjans de difusió propis del COBDC (Document, web, Item, ...).
  • Donar suport en l'organització de les activitats que el GT organitza, prèvia informació i aprovació. En el cas d'organització d'activitats (cursos, seminaris, jornades, etc.) de pagament, es cedirà gratuïtament al grup una plaça gratuïta. El coordinador del grup haurà de comunicar al Col·legi quina és la persona, membre del grup, que utilitzarà aquesta inscripció gratuïta.
  • La Junta del Col·legi, mitjançant la Vocalia de serveis farà el seguiment dels GT i respondrà a les consultes. La vocalia serà l'interlocutor natural, si bé també es podrà recórrer a la gerència del COBDC.
5. Dissolució del grup de treball

Un GT es pot dissoldre per acord unànim dels seus components, fent-ho saber immediatament al COBDC. Es considerarà dissolt un GT quan la Junta consideri que s'ha produït una manca reiterada de compliment amb els compromisos especificats anteriorment.