L'àmbit professional que es proposa dinamitzar el Grup de treball de Gestió documental i d'arxius és el de la gestió de documents ("Records Management") i l'organització dels arxius de les organitzacions, especialment els del món de l'empresa.

Ens plantegem debatre, compartir i proposar solucions a la problemàtica de la gestió dels documents a les organitzacions, amb independència del seu suport o format. A partir, de l'enfocament basat en processos, volem trencar la percepció habitual que es té de l'organització i gestió dels documents com un subproducte de la gestió administrativa. Entenem que la gestió dels documents és un procés de negoci inserit en la cadena de valor de l'organització i fruit de la pròpia dinàmica d'aquesta, per tant, que cal promoure la creació de sistemes de gestió documental a les organitzacions.

En aquest sentit, creiem que la norma ISO 15489 Información y documentación-Gestión de documentos, és una eina fonamental per al nostre propòsit. Tanmateix, pretenem aprofundir en el coneixement de les metodologies i bones pràctiques de gestió que estan sorgint al voltant d'aquesta norma.

• Impulsar entre els professionals de la informació el intercanvi de coneixements en l'àmbit de la gestió de documents i els arxius d'empresa.
• Donar a conèixer al món empresarial la importància de la gestió de documents com una àrea fonamental per a millorar l'organització de les empreses, al mateix nivell que, per exemple, la gestió de la qualitat.
• Contextualitzar la gestió documental dins del nou paradigma de l'economia del coneixement on es reconeix el valor de la informació i del coneixement.
• Identificar paràmetres que actuïn d'indicadors qualitatius i quantitatius per a avaluar els projectes de gestió documental.
• Fomentar la cooperació i el treball interdisciplinari amb d'altres associacions i col·lectius professionals que també desenvolupen activitats en aquest àmbit.

Durant l'any 2008 està previst que el grup de treball dugui a terme les següents activitats:

• Organització del taller "La gestió dels documents a les organitzacions: cap a la gestió electrònica", dins de les 11es Jonades Catalanes d'Informació i Documentació (23 de maig de 2008, de 16 a 17:50 hores).
• Posada en marxa d'una "comunitat de pràctiques" sobre gestió de documents a les organitzacions, amb la finalitat de permetre a les persones interessades plantejar problemes que sorgeixen en el seu ambient quotidià de treball, compartir el seu coneixement i generar en comú idees i possibles solucions.
  

DIA TEMA 14 de gener Gestió de documents electrònics 18 de febrer El paper de la gestió de documents a les organitzacions 10 de març Relació entre el sistema d'arxiu i els sistemes d'informació (ERP, SCM, SRM, BMP...) 14 d'abril Comunicació i gestió de continguts 12 de maig Normes tècniques sobre gestió de documents (ISO 15489, metadades, preservació de documents a llarg termini...) 16 de juny Reunió de recapitaculació. Comentari de les 11es Jornades Catalanes de Informació i Documentació organitzades pel Col·legi.

Com a vessants comuns de reflexió a totes les sessions, es tractarà sobre el perfil professional i les competències (coneixements i habilitats) dels responsables de la gestió de documents, i la difusió de la nostra professió dins del sector empresarial.

Aquestes sessions de treball no pretenen ser en cap cas seminaris o "workshops" sobre gestió documental, sinó que el seu objectiu principal és posar en contacte persones que desenvolupin o tinguin previst desenvolupar al seu treball activitats relacionades amb els temes programats. Poden participar-hi tots els professionals vinculats amb la gestió documental que ho desitgin. Tanmateix, per tal de facilitar el funcionament de les sessions, es prega que les persones interessades comuniquin la seva assistència una setmana abans de la data prevista mitjançant l'adreça electrònica del grup de treball.

Montserrat Garcia Alsina
José Alberto Alonso